Accompagner les (r)évolutions RH : création d’un espace numérique orienté GHT

En Juin 2015, l’Aube a été le premier département métropolitain à réunir dans une direction commune l’ensemble de ses hôpitaux publics : les Hôpitaux Champagne Sud (HCS). Intégré au Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) de l’Aube et du Sézannais, 4 400 professionnels de santé interviennent au sein de 6 structures, de l’Etablissement d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes (EHPAD) au Centre Hospitalier de recours, sur un territoire de 6 000 km². 

Très tôt, la volonté de rassurer les agents a amené l’engagement de maintenir les directions des ressources humaines de chaque site autonome et de n’imposer aucune mutation. Deux ans après, les opportunités offertes par la nouvelle structure ont terrassé les appréhensions. Les mobilités volontaires entre sites sont devenues une réalité et devraient encore s’accélérer avec la création de trois pôles territoriaux. Pour accompagner ces évolutions, un espace numérique dédié aux agents des HCS est déployé depuis le 16 avril 2018 sur le Centre Hospitalier de Troyes : il intègre un portail internet et une application smartphone. 

 

Un contexte pluriel

L’environnement dans lequel est née l’idée d’une application « Smartphone » est issue de plusieurs contraintes, locales et nationales.

 

Une dynamique de territoire à animer 

La loi 2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé a instauré l’obligation pour tout établissement de santé public d’intégrer un Groupement Hospitalier de Territoire (GHT). Ce faisant, l’hôpital support devient un animateur de territoire sur un certain nombre de fonctions mutualisées : Formation continue, DIM, Achats… Le GHT de l’Aube et du Sézannais a démarré des mutualisations sur les champs de l’imagerie médicale, des laboratoires et des pharmacies à usage unique. Un nombre considérable d’agents des HCS se sont sentis impactés par la logique territoriale des GHT. 

De ce fait, pour répondre aux nouveaux enjeux opérationnels de la nouvelle entité, la mobilité ponctuelle ou partielle s’est très vite répandue au sein des pôles territoriaux et des directions fonctionnelles de territoire. Un accès à distance au gestionnaire RH a alors semblé apporter une réelle plus-value.

 

Une transition numérique vitale à la gestion des ressources humaines

Le site de l’établissement support, avant même la création du GHT, devait assurer un service RH de proximité pour 2 300 agents. L’augmentation du turn-over de ces derniers, ainsi que la multiplication des évolutions normatives ont progressivement saturé l’accueil physique et la production de documents de la DRH. La polyvalence des agents a été améliorée pour répondre plus rapidement à des demandes de plus en plus nombreuses au détriment des tâches à plus forte valeur ajoutée. En dématérialisant certaines démarches, l’objectif est de confirmer le passage d’une administration à une gestion des ressources humaines.

 

Une gestion du temps de travail toujours plus complexe

Dans nos établissements, les cartographies des risques psychosociaux pointent fréquemment la gestion du temps de travail et des plannings comme un risque de dégradation des conditions de travail (planification des congés, priorisation dans la pose des RTT, modalités de rappel en dehors du cadre règlementaire…). 

Parallèlement, l’organisation générale des soins évolue sous l’influence de la tarification à l’activité, de la démographie médicale et des parcours professionnels : les structures de soins évoluent désormais constamment que ce soit dans leur dimensionnement et leur spécialité en fonction des activités qui se développent ou se restructurent. Les parcours professionnels sont désormais plus variés avec un turnover entre services et établissements plus rapides. 

La gestion du temps de travail est impactée fortement par ces changements, renforcée par une réglementation rénovée ces dernières années. La souplesse et la réactivité sont désormais indispensables pour optimiser cette gestion. Des initiatives locales se sont développées, faute de solutions institutionnelles (utilisation des SMS pour les rappels par exemple). La volonté du GHT était de faciliter l’accès aux informations relatives à cette gestion. 

 

Implantation des Nouvelles Technologies de l'Informatique et la Communication (NTIC) dans le paysage RH

Le marché des smartphones et des tablettes croît et s’introduit dans la vie personnelle, mais également professionnelle, des actifs français. Aujourd’hui, près d’un actif sur quatre utiliserait un smartphone ou une tablette dans le cadre de ses activités professionnelles. C’est là qu’entre en jeu la « mobile RH ». Ce terme désigne les applications RH déployées sur des supports mobiles, de type smartphones ou tablettes qui intègrent un système d’exploitation permettant des fonctionnalités proches d’un véritable ordinateur (navigation Internet, stockage de données, mise à jour d’informations en temps réel). 

Les HCS  sont tous aujourd’hui informatisés dans l’ensemble de leur composante RH, y compris pour le temps de travail. Néanmoins, les portes d’entrée du Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) sont devenues trop statiques (client lourd) et réservées à l’encadrement intermédiaire et supérieur. Par ailleurs, la convergence de ces différents services informatiques est en marche mais pas encore une réalité. Seule une application tierce peut leur permettre aujourd’hui de communiquer avec les agents des HCS, quel que soit leur employeur. 

 

Et maintenant ? 

La première version de ce portail agent n’est qu’une remise à niveau de la fonction RH sur ce que propose déjà nombre d’entreprises privées à leurs salariés ou à leurs clients pour d’autres fonctionnalités. L’ambition des Hôpitaux Champagne Sud est de faire de ce portail le vecteur privilégié de sa communication avec ses agents. Il faut donc l’institutionnaliser en dehors des fonctions RH pures.

Autre évolution souhaitée, la version web de l’application doit intégrer un module « construction de processus », qui permet d'automatiser simplement la prise en charge des démarches RH. Nos équipes doivent pouvoir définir une série de tâches, à compléter au sein de l’appli, qui permettent la saisie d’informations, l’ajout de documents scannés et la définition de workflow. 

Néanmoins, la véritable modification d’ampleur à l’étude concerne le temps de travail. La première version de l’application visait à simplement mettre à disposition de tous les agents leur planning ainsi que leur évolution au fil de l’eau. La deuxième brique est un vaste chantier qui vise à développer un système expert à même d’automatiser les plannings dans l’ensemble des services. L’objectif sera de permettre à chaque agent de signifier des indisponibilités, qui restent des souhaits. Sur la base d’un cycle de travail voté en instances, l’application génèrera un planning type soumis à approbation de l’encadrement. Une fois le planning mis à disposition des agents, une période de bourse aux échanges sera ouverte avant validation définitive du planning. Un partenariat avec l’Institut de Santé Numérique de Champagne permettra d’élaborer ce système.  

A l’instar des acteurs de l’économie privée, le déploiement de ce type de portail devrait se généraliser dans le monde sanitaire et social. L’outil développé par les HCS a été pensé par les agents du secteur, en fonction de leurs besoins, de leurs attentes. De ce fait, il peut s’intégrer facilement à tout système informatique. Les évolutions à venir devraient en faire un élément moteur de la politique de Qualité de Vie au Travail, déployée dans tout le territoire.